Este guia tem como objetivo orientar o usuário no registro e acompanhamento de custos relacionados aos veículos da empresa através do sistema ISP Cloud.

Observação: antes de utilizar o menu DESPESAS, configure os demais menus.

Despesas

O submódulo Despesas permite centralizar todos os gastos variáveis da frota (combustível, manutenção, lavagem, etc.), facilitando a análise de custo por quilômetro e a saúde financeira dos ativos móveis.

Frota -> Despesas -> Nova Despesas

Ao clicar em + Nova Despesa, o sistema abrirá o formulário de cadastro. Note que os campos marcados com um asterisco vermelho (*) são de preenchimento obrigatório para salvar o registro.

Campos Obrigatórios #

• Veículo*: Selecione na lista suspensa o veículo que gerou o gasto.
• Data*: Informe a data da ocorrência. O sistema sugere a data atual por padrão.
• Categoria*: Classifique o gasto (Ex: Abastecimento, Manutenção, Lavagem).
• Valor Total*: Insira o valor monetário total do comprovante ou nota fiscal.

Campos Informativos (Opcionais) #

• Motorista: Selecione o colaborador responsável pelo veículo no momento da despesa.
• KM Atual: Registre a quilometragem do painel do veículo. Isso é crucial para o cálculo de média de consumo e previsão de revisões.
• Tipo: Campo para detalhamento adicional da categoria selecionada.
• Descrição: Breve resumo do que foi adquirido ou realizado.
• Observações: Espaço livre para notas internas ou avisos sobre a despesa.

Detalhamento: Cadastro de Nova Despesa #

Ao clicar em + Nova Despesa, o sistema abrirá o formulário de cadastro. Note que os campos marcados com um asterisco vermelho (*) são de preenchimento obrigatório para salvar o registro.

Campos Obrigatórios #

• Veículo*: Selecione na lista suspensa o veículo que gerou o gasto.
• Data*: Informe a data da ocorrência. O sistema sugere a data atual por padrão.
• Categoria*: Classifique o gasto (Ex: Abastecimento, Manutenção, Lavagem).
• Valor Total*: Insira o valor monetário total do comprovante ou nota fiscal.

Campos Informativos (Opcionais) #

• Motorista: Selecione o colaborador responsável pelo veículo no momento da despesa.
• KM Atual: Registre a quilometragem do painel do veículo. Isso é crucial para o cálculo de média de consumo e previsão de revisões.
• Tipo: Campo para detalhamento adicional da categoria selecionada.
• Descrição: Breve resumo do que foi adquirido ou realizado.
• Observações: Espaço livre para notas internas ou avisos sobre a despesa.

Finalizando o Registro #

Após conferir todos os dados:

1. Clique no botão azul Salvar no canto inferior direito para gravar as informações no sistema.
2. Caso queira desistir do lançamento, clique no botão cinza Voltar.

Após salvar um lançamento, você retornará à tela principal de listagem. Cada registro possui ícones de Ações específicos para o controle do ciclo de vida da despesa, veja exemplo abaixo:

Multas

O submódulo Multas é utilizado para registar infrações de trânsito, identificar condutores responsáveis e controlar os prazos de pagamento e pontuação na carta.

Frotas -> Multas -> Nova Multa

1. Campos de Preenchimento #

Ao abrir o Cadastro de multa, você encontrará os seguintes campos:

• Veículo*: Selecione o veículo autuado na lista.
• Motorista: Identifique o condutor responsável pela infração.
• Data Infração: Informe o dia e horário em que a multa ocorreu.
• Situação: Define o status atual da multa (ex: Pendente, Paga).
• Local da Infração: Campo de texto para descrever onde o veículo foi autuado (Rua, Rodovia, Km).
• Código Infração: Insira o código oficial do DETRAN/Órgão autuador.
• Descrição da Infração: Detalhe o motivo (ex: “Excesso de velocidade”, “Avanço de sinal vermelho”).
• Pontos: Informe a pontuação que será debitada na CNH do motorista.
• Valor*: Insira o valor nominal da multa.
• Vencimento: Data limite para pagamento com desconto ou para apresentação de recurso.
• Observações: Espaço para anotações extras ou detalhes sobre o recurso.

Atenção: Os campos com asterisco vermelho (*), como Veículo e Valor, são obrigatórios para que o registro seja salvo com sucesso.

2. Finalizando o Registro #

• Salvar (Botão Azul): Grava a multa no banco de dados e a disponibiliza na listagem principal para futuras ações (como o lançamento no financeiro).
• Voltar (Botão Cinza): Cancela a operação e retorna à lista de multas sem salvar as alterações.

3. O que fazer após salvar? #

Uma vez salva, a multa aparecerá na Lista de Multas. Lá, você poderá:

• Usar o ícone de dinheiro (azul) para enviar o valor diretamente para o Contas a Pagar.
• Monitorar a coluna Situação para saber se o financeiro já efetuou o pagamento.

Veiculos

O submódulo Veículos é o inventário central da sua frota. Aqui você registra as informações técnicas, placas e quilometragem inicial de cada unidade da empresa.

Frotas -> Veiculos

Ao clicar em + Novo, o sistema apresenta um formulário robusto para o registro completo do ativo. O preenchimento correto garante que o controle de quilometragem e a identificação do veículo sejam precisos em todos os outros submódulos.

1. Campos de Identificação e Documentação #

Estes dados são essenciais para questões fiscais e de fiscalização:

• Placa*: Identificação principal do veículo.
• Renavam: Registro Nacional de Veículos Automotores para consultas de débitos e multas.
• Chassi: Número de identificação único do fabricante.
• Cor: Característica visual para facilitar a identificação da frota em campo.
• Situação: Define se o veículo está Ativo (pode ser usado em novos lançamentos) ou inativo.

2. Dados de Fabricação e Modelo #

• Marca*: Fabricante do veículo (ex: Fiat, VW, Chevrolet).
• Modelo*: Nome específico do veículo (ex: Uno, Gol).
• Ano Fabricação / Ano Modelo: Informação para controle de idade da frota e depreciação.
• Combustível: Selecione o tipo (Gasolina, Álcool, Diesel, Flex) para auxiliar no controle de abastecimento.

3. Controle Operacional e Financeiro #

• KM Atual: Insira a quilometragem do hodômetro no momento do cadastro. Este campo é o ponto de partida para todos os cálculos de média de consumo futuros.
• Cap. Tanque (L): Capacidade total do tanque de combustível, útil para validar lançamentos de abastecimento.
• Data Aquisição / Valor Aquisição: Dados patrimoniais para controle de investimento da empresa.
• Observações: Espaço para anotar detalhes específicos, como número de rastreador ou acessórios instalados.

Nota: Os campos Placa, Marca e Modelo são obrigatórios para concluir o cadastro.

Finalizando o Processo #

• Botão Salvar (Azul): Confirma a inclusão do veículo na lista geral.
• Botão Voltar (Cinza): Descarta as informações e retorna para a listagem sem salvar.

Viagens

Ao acessar o submenu Viagens, o sistema exibe a listagem de deslocamentos registrados. Este módulo é fundamental para o controle logístico, permitindo monitorar o trajeto percorrido, o motorista responsável e o status de cada viagem (agendada, em curso ou finalizada).

CRM -> Viagens -> +Nova Viagem

Ao clicar em + Nova Viagem, o sistema abre um formulário detalhado para o registro do percurso. O preenchimento correto destes dados permite um histórico preciso de quem utilizou o veículo e para qual finalidade.

1. Informações de Controle e Status

• Veículo:* Seleção do veículo cadastrado que realizará o trajeto.
• Motorista:* Definição do colaborador responsável pela condução.
• Situação: Indica o status da viagem (ex: Agendada, Em andamento, Finalizada ou Cancelada).

2. Roteiro e Cronograma

• Origem:* Local de partida do veículo.
• Destino:* Local de destino final da viagem.
• Motivo: Descrição breve da finalidade do deslocamento (ex: Atendimento técnico ou Entrega).
• Data/Hora Saída:* Registro do momento exato da partida.
• KM Saída: Quilometragem registrada no odômetro no início da viagem.
• Data/Hora Retorno: Registro do momento do retorno.
• KM Retorno: Quilometragem registrada ao finalizar o percurso.

3. Observações

Observações: Campo livre para anotações relevantes sobre a viagem, como ocorrências no trajeto ou detalhes adicionais do serviço prestado.

A tela principal apresenta uma listagem organizada com as seguintes informações:

• Data Saída: Data e horário programado para o início da viagem.
• Veículo: Identificação do ativo utilizado (ex: GQK24A1).
• Motorista: Nome do colaborador responsável pela condução.
• Trajeto: Origem e destino do percurso (ex: Campanha → Varginha).
• KM Percorrido: Total de quilômetros registrados naquela viagem.
• Situação: Status atual do registro, como Agendada ou Cancelada.